יכול להיות שאתם עדיין לא יודעים בדיוק מהי חתימה דיגיטלית, אבל סביר להניח שכבר נתקלתם ביישומים שלה במצבים שונים. למשל, כנראה כבר ראיתם מה זה חתימה דיגיטלית בטפסים ששולחת חברת הביטוח, בטפסים של הבנק, בטפסים של חברות תקשורת וספקיות שירותים נוספות. בשורות הבאות נסביר מה זה חתימה דיגיטלית, וכיצד היא יכולה להשפיע על העסק שלכם.
חתימה דיגיטלית בקיצור נמרץ
לא נלאה אתכם בכל הטכנולוגיות שמאחורי חתימה דיגיטלית , כי בסופו של דבר התוצאה והיישום הם פשוטים מאוד. מדובר למעשה בטפסים ומסמכים שעוברים למצב אונליין, בניגוד לטפסים פיזיים המבוססים כמובן על נייר. אלו מסמכים וירטואליים, או דיגיטליים, הנשלחים אליכם ומכם בנייד, בלפטופ, במחשב, במסרון, במייל וכדומה. למעשה, הם זהים לחלוטין לכל מסמך על נייר פיזי, פשוט כי אפשר לקחת כל מסמך פיזי ולהמיר אותו לדיגיטלי תוך כמה שניות.
בתוך המסמך הזה יש את כל השדות של המסמך המקורי, עם כל הפרטים שצריך למלא. ההבדל הוא שכאן המערכת מוליכה את מי שממלא שלב אחרי שלב למילוי נכון ושלם, וגם מאפשרת להוסיף אישורים דרך העלאת קבצים או בצילום מהטלפון הנייד. וכמובן, מה שאפשר וגם צריך לעשות על המסמך הוא לחתום עליו, כאשר החתימה מתבצעת עם האצבע על מסך המגע או עם העכבר על המחשב.
כיצד זה משפיע על עסקים ותהליכים
חתימה דיגיטלית עושה מהפכה גדולה בכל הקשור לטפסים ומסמכים, ואלו מהווים כידוע חלק בלתי נפרד בתהליכים המתרחשים בעסקים. לדוגמא, בעזרת חתימה דיגיטלית ניתן להפוך חלקים נכבדים מתהליכי הקליטה והניהול של עובדים בעסק לאוטומטיים לחלוטין. העובדים כבר לא צריכים להגיע למשרד בשביל לקבל טפסים, ואם הם מקבלים את הטופס במייל, הם לא צריכים להדפיס אותו, למלא ולחתום ביד, לסרוק ולשלוח בחזרה למעסיק. וגם המעסיק לא צריך שוב להדפיס את המסמך ולתייק אותו בתיקייה ידנית. הכל קורה אונליין, בלי ניירת, עם מינימום טעויות אנוש והחסרת פרטים, ישירות מהעובד אל התיק שלו במערכת הממוחשבת.
דוגמא נוספת היא מסמכים וטפסים העוברים לחתימה אצל לקוחות. בדיוק כמו העובדים, את המשלוח של המסמך ואת החתימה עליו ניתן לבצע מכל מקום, מה שמקנה זמינות מרבית ותהליכים עסקיים הרבה יותר מהירים. דברים אלו נכונים גם לגבי תקשורת מול ספקים ושותפים עסקיים, וכן בהזמנות רכש, באישורי הוצאות, בהתנהלות של הנהלת החשבונות וחשבי השכר, ועוד.
